Diagnóstico 01

Plano Diretor de Logística Sustentável - PLS - Não há PLS implementado.

Diagnóstico 02

Política de gestão de estoques - O PAC está implementado, mas não está adstrito as diretrizes do PLS conforme recomendado na Portaria nº Seges/ME Nº 8.678/2021, uma vez que o PLS não está implementado. Além disso, foi observado que a Proadm não possui um Vetor no PDI, o que resulta no desalinhamento do PAC com o planejamento institucional.

Diagnóstico 03

Política de compras compartilhadas - Desde julho de 2023 a gestão de Almoxarifado da UFAM está sendo realizada parcialmente por meio do Sistema Integrado de Gestão Patrimonial – Siads.

Sugestão 01

Implementar o PLS com as diretrizes necessárias para que sejam adotados critérios sustentáveis nas contratações e realize o devido monitoramento das ações e avaliação. Se possível, com a participação com a área de contratações.

Sugestão 02

Buscar mecanismos/ferramentas para promover o alinhamento de diretrizes institucionais relacionadas ao planejamento, monitoramento e avaliação das contratações com os instrumentos PLS e PDI. Disponibilizar as informações sempre atualizadas no site institucional.

Sugestão 03

Implementar a Política de Gestão de Estoques que inclua diretrizes mínimas destinadas não apenas a cumprir as exigências da Portaria SEGES nº 8.678/2021, mas também a promover a segurança, sustentabilidade ambiental e eficiência dos estoques, no que diz respeito à redução de perdas, deterioração e obsolescência, além de realizar, sempre que viável, a alienação, cessão, transferência e destinação final ambientalmente adequada dos bens móveis classificados como inservíveis.

Diagnóstico 04

Política de compras compartilhadas - O Departamento de Compras realiza o planejamento das compras e contratações por meio do Plano de Contratações Anual. Não foi possível identificar se o departamento dispõe de Calendário de Compras Comuns. Constatou-se que não são realizadas compras compartilhadas com outras instituições. Podendo ocorrer adesão à ata de registro de preços na condição de não participantes, conforme art.86 da Lei 14.133/21.

Diagnóstico 05

Gestão por competências - Consta no PDU da Progesp como META 4 prevista para o ano de 2025 a implantação do mapeamento por competências. Mas não foi possível identificar ações em andamento neste sentido.
Não foi possível encontrar evidência de que existem mecanismos adequados para avaliar a estrutura de pessoal nas áreas responsáveis por aquisições, o que pode dificultar a atração, retenção e qualificação de gestores e colaboradores com as habilidades necessárias para desempenhar suas funções de forma eficaz. A Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas realiza anualmente o Levantamento de ações de desenvolvimento – LAD, nas diversas Unidades Administrativas e Acadêmicas da Ufam e posteriormente elabora o Plano de Desenvolvimento de Pessoas - PDP e, por fim, planeja e executa as Ações de Capacitação previstas.

Diagnóstico 06

Política de interação com o mercado - Ausência de manuais ou instruções formalizando tal procedimento. Em caso de contratação de maior complexidade é realizado diálogo (via e-mail) para confecção mais eficiente do ETP.

Sugestão 04

Estabelecer critérios, rotinas e ferramentas de compras compartilhadas que permitam o acompanhamento e forneçam dados à gestão ou aos órgãos de governança e de controle, quanto aos resultados obtidos, como, por exemplo, a aferição da economia de escala. Implementar/divulgar o Calendário de Compras Comuns com vistas a disciplinar a programação de compras de materiais e contratações de serviços necessários para o bom funcionamento da UFAM, com o intuito de evitar a ocorrência de falta de materiais e descontinuidade de serviços, assim como a realização de compras e contratações fracionadas.

Sugestão 05

Oferecer cursos de capacitação e treinamento aos gestores e fiscais de contratos destaca-se como uma medida necessária para evitar equívocos durante o planejamento da licitação, a escolha de fornecedores e a execução contratual. Essa iniciativa visa impulsionar a eficiência nas tarefas atribuídas, otimizar a utilização dos recursos públicos em prol da sociedade, mitigar riscos e aprimorar tanto o processo de licitação/contratação quanto a tomada de decisões. Monitorar o efetivo cumprimento das capacitações e treinamentos planejados e executados.
Realizar periodicamente a avaliação quantitativa e qualitativa do pessoal, de forma a identificar as necessidades de recursos materiais e humanos e estabeleça quais os requisitos técnicos, gerenciais e comportamentais desejáveis ao bom desempenho dos dirigentes da área de contratações.

Sugestão 06

Buscar alternativas que otimizem a interação da Ufam com o mercado, seguindo as normas que estabelecem tais práticas, buscando engajar o mercado desde o começo do processo de contratação. Com o intuito de obter melhor eficiência e eficácia nas contratações, melhor prestação de serviços públicos. Tanto a Lei 9.784/99 quanto a Lei 14.133/21 atribuem discricionariedade ao gestor quanto à realização de consulta pública e audiência pública. Entretanto, cabe reconhecer a relevância da expertise do mercado para aprimorar a elaboração do Termo de Referência (ETP) no caso de compras de maior complexidade.

Diagnóstico 07

Gestão de riscos e controle preventivo - Observou-se que as principais causas dos riscos identificados são: número insuficiente de servidores e a falta de capacitação dos servidores, o que ocasiona desconhecimento de exigências legais e poderia comprometer a eficácia e eficiência da contratação.

Diagnóstico 08

Diretrizes para a gestão dos contratos - O acompanhamento é realizado pelos fiscais de contrato, porém, não foi possível identificar indicadores para avaliar as obrigações assumidas. Não há um fluxo desenhado do processo de investigação e sanção de Pessoas Jurídicas. Em resposta, foi informado que a Corregedoria opera com número crítico de servidores para subsidiar as demandas da Corregedoria, a qual conta com acúmulo de processos.

Diagnóstico 09

Definição de estrutura da área de contratações públicas - A Comissão permanente de licitação, consta no site da Proadm como Coordenação de Licitação. Em análise ao organograma atual aprovado na reestruturação na decisão Ad Referendum - GR nº 02/2024, não consta a referida coordenação na estrutura administrativa. Deste modo, a comissão permanente de licitação está vinculada informalmente à referida Pró-Reitoria.

Sugestão 09

Verificar a divergência de nomenclatura:
Comissão permanente de Licitação ou Coordenação de Licitação, atentando-se para a Resolução nº 046/2014-Consad. Bem como formalizar na estrutura.

Sugestão 07

Reitera-se a necessidade de atendimento da sugestão do supracitado Item 5 - Gestão por competências e/ou elaboração de manuais formalizados, fluxogramas com mapeamento de processos contemplando as fases de planejamento da contratação, seleção do fornecedor e gestão do contrato, a fim de subsidiar a gestão do conhecimento necessário para melhor execução das demandas e aprimoramento da governança de contratações.

Sugestão 08

Elaborar critérios de avaliação da qualidade dos serviços prestados, baseados em indicadores eficientes e que visem identificar objetivamente os resultados esperados pelos serviços executados.
Referente ao item IV sugere-se que a Corregedoria firme parceria com o Depi/Proplan a fim de modelar o referido processo. Sugere-se ainda que sejam identificadas as causas mais recorrentes dos processos de responsabilização e que sejam desenvolvidas ações para mitigar os riscos.